Odpowiedzialność etatowego księgowego w spółce z o.o. za prowadzenie ksiąg rachunkowych

Zakres odpowiedzialności biur rachunkowych czasami budzi wątpliwości. Do tego chodzi również przygotowywanie sprawozdań finansowych. Niektóre osoby, którym zostały powierzone tego typu usługi wywiązały się niezbyt rzetelnie oraz nieprawidłowo wypełniały swoją pracę związaną z rachunkowością. Zdarzyło się, że osoby te wraz z przewinieniami trafiły na wokandę.

Prowadzenie księgowości na podstawie dokumentów oraz ksiąg rachunkowych, których historia zapisana jest kolejności chronologicznej i systematycznej to jedno istotnych zdań w jednostce zajmującej się rachunkowością. Ustawa związana z tym systemem ewidencji gospodarczej mówi, że księgi rachunkowe muszą być rzetelne, sprawdzane na bieżąco oraz nie posiadać żadnych błędów. Zagadnienia te dotyczą w istocie wiarygodności analiz finansowych, deklaracji podatkowych, a także innych dokumentów zalecanych przez Główny Urząd Statystyczny, Krajowy Nadzór Finansowy czy na przykład Narodowy Bank Polski.

Podstawowe ustalenia dotyczące wykonywania czynności z zakresu prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz ich kontrolowania są zawarte w Ustawie z dnia 11 lipca 2014 r. o zmianie ustawy o rachunkowości, która częściowo zmieniła akt prawny poprzednio z nią związany. Dokładniej mówiąc chodzi o art. 4 ust. 5. Z tego artykułu wynika, że w spółce z o.o. cała odpowiedzialność za różnego rodzaju błędy w dokumentacji finansowej spada na kierownika zarządu. Jeśli w zarządzie zasiada wiele osób to wtedy jest rozkładana całkowicie na wszystkich członków oprócz pełnomocników ustalonych w spółce. Istnieje możliwość powierzenia kontroli ksiąg rachunkowych innym osobom, ale musi być to odnotowane na piśmie. Osobami takimi mogą być księgowe zatrudnione na podstawie umowy o pracę lub zlecenie oraz przedsiębiorcy, które posiadają w swoim zakresie tego typu usług.

Wyrok z dnia 16 października 2014 roku o sygnaturze KK 279/14 ustanowiony przez Sąd Najwyższy, a dokładnie akt II mówi, że prowadzenie ksiąg rachunkowych jest bardzo często rozumowane w zły sposób i jest przekazywane osobie lub innemu podmiotowi gospodarczemu, który realnie zajmuje się tematyką dotyczącą księgowości rachunkowych.

Zakres obowiązków etatowego księgowego oraz odpowiedzialność za księgi rachunkowe jest określona zazwyczaj w umowie o pracę. Zgoda na tego typu informacje musi być potwierdzona pisemnie. Wtedy obowiązki kierownika w tym zakresie będą ograniczone. Z innej strony księgowy, który zaakceptował te warunki może mieć ponieść w pełni winę publiczną lub prywatną za niepoprawne prowadzenie ksiąg rachunkowych. Oprócz tego dochodzi odpowiedzialność prawnoskarbowa.

Niedozwolone czyny umyślne lub nieumyślne oraz rodzaje podstępowań są wymienione w Dz. U. 2013 poz. 186 Ustawy z dnia 10 września 1999 r. oraz zaktualizowanym do niej Obwieszczeniu Marszałka Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 27 listopada 2012 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu ustawy – Kodeks karny skarbowy, a dokładniej w rozdziale 6 ustawy. Nowa nowelizacja weszła w życie 1 lipca 2015 roku. Najogólniej mówiąc czyny zabronione to przestępstwa oraz wykroczenia skarbowe. Jeżeli chodzi o kary to są one ustalane według zasad dotyczących nieprowadzenia, nieprzechowywania ksiąg odpowiednim miejscu lub wadliwie zarządzanymi księgami oraz osób, które udaremniają lub utrudniają wykonywanie czynności służbowych mających na celu sprawdzenie rachunków przed odpowiednie organy państwowe i nie przestrzegą obowiązujących zasad podpisanych w umowie. Warto więc ją bardzo dokładnie przeczytać pod każdym względem.