Co warto wiedzieć o delegacjach krajowych?

Delegacja, czyli podróż służbowa to wykonywanie zadania określonego przez pracodawcę poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy zatrudnionego (także poza granicami kraju). Poniżej znajdziesz krótki poradnik, dotyczący tego, co warto wiedzieć na temat delegacji krajowych. Przeczytaj go koniecznie!

Na czym polegają delegacje krajowe?

Zacznijmy od tego, że termin i miejsce podróży określone jest w poleceniu wyjazdu służbowego. Ponadto polecenie wyjazdu określa także miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej. Dodatkowo z powodów podatkowo-księgowych, jak i dowodowych delegacja powinna mieć formę polecenia na piśmie. Natomiast w treści polecenia służbowego powinny znajdować się dane dotyczące: osoby delegowanej, miejsca i terminu rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej, środka transportu oraz miejsca, w którym cel wyjazdu służbowego ma być realizowany. Oczywiście polecenie wyjazdu musi być podpisane przez pracodawcę lub osobę przez niego upoważnioną. Musisz wiedzieć o tym, że nie można delegować kobiet w ciąży oraz pracowników wychowujących dzieci do lat 4, chyba że sami wyrażą na to zgodę.

Delegacja krajowa

Przede wszystkim dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży. Musisz wiedzieć o tym, że od 1 marca 2013 r. wynosi ona 30 złotych na dobę podróży. Natomiast czas delegacji pracownika to nie tylko czas pobytu w miejscowości, do której pracownik został skierowany, ale również czas przemieszczania się pracownika w celu dojechania do wskazanej miejscowości i powrotu z niej. Za to diety należne przedsiębiorcy, do wysokości przysługującej pracownikom, są kosztem uzyskania przychodów, co oznacza, że ich wysokość nie wymaga udokumentowania. Udokumentowany natomiast musi być sam fakt przysługiwania diety - zwykle są one ujmowane na powszechnie stosowanym druku "Polecenie wyjazdu służbowego". Warto także wspomnieć o tym, że zasada ta dotyczy zarówno podatników prowadzących księgi rachunkowe, jak i prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów.

Za co przysługuje nam dieta oraz zwrot kosztów?

Otóż z tytułu wyjazdu w delegację na terenie kraju pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów:

• przejazdów,

• noclegów,

• dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

• innych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Ponadto należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego w następujący sposób:

1) jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

• a) mniej niż 8 godzin - dieta nie przysługuje,

• b) od 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety.